Informativa privacy – Iscrizione e gestione attività formative

1. Titolare del trattamento

Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.

2. Interessati cui si riferiscono i dati

Il trattamento può riguardare:

• clienti, professionisti, imprese e organizzazioni che richiedono informazioni o servizi formativi;
• referenti aziendali e soggetti incaricati della gestione delle iscrizioni;
• partecipanti alle attività formative;
• soggetti che effettuano il pagamento o interagiscono con i sistemi online di iscrizione e gestione del corso;
• docenti, tutor e altri soggetti coinvolti nel processo formativo, limitatamente alle attività di rispettiva competenza.

3. Categorie di dati personali trattati

ZEMA S.A.S. può trattare, nei limiti delle finalità indicate nella presente informativa:

• nome e cognome;
• codice fiscale;
• indirizzo e-mail;
• numero di telefono, ove richiesto;
• ragione sociale e dati identificativi dell’azienda di appartenenza;
• ruolo, funzione o mansione lavorativa, ove pertinente al percorso formativo;
• corso richiesto o frequentato;
• modalità di erogazione del corso;
• dati relativi all’iscrizione e al numero dei partecipanti;
• dati relativi alla frequenza, alle verifiche di apprendimento e agli esiti formativi;
• dati necessari alla predisposizione di registri, attestati e documentazione formativa;
• identificativi della pratica interna ZEMA;
• informazioni sullo stato del pagamento e riferimenti tecnici della transazione;
• dati tecnici e di navigazione connessi all’utilizzo del sito e dei sistemi digitali.

I dati completi della carta di pagamento non sono raccolti direttamente da ZEMA S.A.S. attraverso la pagina di iscrizione. Il pagamento online è gestito mediante i servizi di pagamento Stripe.

4. Fonte dei dati

I dati personali possono essere raccolti:

• direttamente dall’interessato;
• dal cliente o dal referente aziendale che procede all’iscrizione;
• dal datore di lavoro o da un soggetto incaricato dell’organizzazione della formazione;
• attraverso i sistemi digitali utilizzati per la gestione del percorso formativo;
• da soggetti coinvolti nell’erogazione del corso, nei limiti necessari alla gestione della relativa attività.

5. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per:

• rispondere a richieste di informazioni, contatto e assistenza;
• gestire richieste di iscrizione e prenotazione alle attività formative;
• identificare i partecipanti e verificare la corretta associazione tra partecipante, azienda e percorso formativo;
• organizzare ed erogare corsi in aula, videoconferenza, e-learning o altra modalità prevista;
• gestire presenze, registri, verifiche di apprendimento, prove, esercitazioni e adempimenti connessi al percorso formativo;
• predisporre e rilasciare attestati, dichiarazioni e documentazione relativa alla formazione svolta;
• gestire le pratiche interne relative al corso e il relativo flusso operativo;
• gestire pagamenti, riconciliazione delle transazioni e adempimenti amministrativi;
• adempiere obblighi fiscali, contabili, documentali e normativi;
• gestire eventuali rapporti con enti, organismi formativi, fondi interprofessionali, soggetti formatori e altri soggetti coinvolti nel percorso, quando pertinenti;
• tutelare i diritti del Titolare e garantire la tracciabilità delle attività svolte;
• garantire la sicurezza, l’integrità e la corretta funzionalità dei sistemi informatici e dei processi digitali.

6. Basi giuridiche del trattamento

Il trattamento è effettuato, a seconda delle specifiche finalità, sulla base di:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR;
• adempimento di obblighi legali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c), GDPR;
• legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR, per esigenze organizzative, di sicurezza, tracciabilità dei processi e tutela dei diritti del Titolare, previa valutazione degli interessi e dei diritti degli interessati.

L’eventuale consenso dell’interessato sarà richiesto separatamente solo per finalità ulteriori e facoltative che richiedano tale base giuridica, quali eventuali comunicazioni promozionali o newsletter.

7. Dati dei partecipanti comunicati dall’azienda o da un referente

Quando l’iscrizione è effettuata da un’azienda, da un datore di lavoro o da un referente incaricato, i dati dei partecipanti possono essere comunicati a ZEMA S.A.S. da un soggetto diverso dall’interessato.

Il soggetto che procede alla comunicazione dichiara di essere legittimato a trasmettere a ZEMA S.A.S. i dati necessari all’iscrizione e alla gestione del percorso formativo.

Il cliente o referente è tenuto a rendere disponibile ai partecipanti la presente informativa o il relativo collegamento, affinché gli interessati possano prendere conoscenza delle modalità di trattamento dei propri dati.

ZEMA S.A.S. utilizza i dati ricevuti per le finalità relative alla gestione, all’erogazione e alla documentazione del percorso formativo e per gli ulteriori adempimenti connessi.

8. Modalità del trattamento

Il trattamento è effettuato mediante strumenti cartacei e digitali, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e limitazione della conservazione.

ZEMA S.A.S. adotta misure tecniche e organizzative finalizzate a proteggere i dati da perdita, accesso non autorizzato, uso improprio, modifica o divulgazione non consentita.

L’accesso alle informazioni è consentito ai soggetti autorizzati e ai fornitori che operano nell’ambito delle rispettive funzioni.

9. Destinatari e categorie di destinatari

I dati personali possono essere trattati o comunicati, nei limiti necessari, a:

• personale e collaboratori autorizzati di ZEMA S.A.S.;
• docenti, tutor e soggetti formatori;
• fornitori di servizi informatici, hosting e manutenzione dei sistemi;
• fornitori di piattaforme per la gestione dei processi aziendali;
• fornitori di piattaforme e-learning, videoconferenza o altri strumenti formativi;
• soggetti che gestiscono i servizi di pagamento;
• consulenti fiscali, amministrativi, legali e tecnici;
• enti, organismi o associazioni del sistema formativo, quando pertinenti al corso;
• fondi interprofessionali o soggetti coinvolti in percorsi di formazione finanziata;
• autorità pubbliche e soggetti ai quali la comunicazione sia prevista dalla legge.

In relazione ai sistemi attualmente utilizzati possono essere coinvolti:

• Stripe, per la gestione dei pagamenti e della relativa infrastruttura tecnica;
• Wrike, per la gestione delle pratiche e dei flussi operativi;
• fornitori di servizi di hosting e infrastruttura WordPress;
• piattaforme e-learning o di videoconferenza, quando utilizzate per l’erogazione del corso;
• AiFOS, quando il percorso è gestito nell’ambito delle attività del Centro di Formazione AiFOS di ZEMA;
• fondi interprofessionali e soggetti collegati alla formazione finanziata, quando pertinenti allo specifico percorso.

10. Pagamenti mediante Stripe

Il pagamento online può essere gestito mediante Stripe.

A Stripe sono trasmesse le informazioni necessarie alla creazione e alla gestione della sessione di pagamento, quali il riferimento interno della pratica, il corso, la quantità dei partecipanti e gli elementi tecnici necessari alla riconciliazione della transazione.

I dati anagrafici completi dei partecipanti al corso non sono inseriti nei metadata Stripe utilizzati da ZEMA S.A.S. per la riconciliazione della pratica.

11. Gestione delle pratiche e dei flussi operativi

ZEMA S.A.S. può utilizzare piattaforme digitali di gestione dei processi, tra cui Wrike, per l’organizzazione delle pratiche e dei flussi operativi relativi all’attività formativa.

I dati trattati mediante tali sistemi sono limitati a quelli necessari alla gestione del processo, alla tracciabilità delle attività e all’operatività degli addetti autorizzati.

12. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati dal Titolare possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

In tali casi, il trattamento e il trasferimento dei dati avvengono nel rispetto delle condizioni previste dal Capo V del GDPR e mediante le garanzie previste dalla normativa applicabile, quali decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altri strumenti riconosciuti dalla disciplina vigente.

13. Periodo di conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti.

In particolare:

• i dati relativi alle richieste di iscrizione sono conservati per il tempo necessario alla gestione della pratica;
• i dati relativi ai corsi frequentati, ai registri, agli attestati e alla documentazione formativa sono conservati secondo i termini previsti dalla normativa applicabile e dalle regole del sistema formativo di riferimento;
• i dati amministrativi, fiscali e contabili sono conservati per i termini previsti dalla legge;
• i dati relativi alle pratiche interne sono conservati per il periodo necessario alla gestione del rapporto e alla tutela dei diritti del Titolare;
• i log e i dati tecnici sono conservati secondo le politiche di sicurezza e conservazione applicabili ai sistemi utilizzati.

Alla scadenza dei termini applicabili, i dati sono cancellati, anonimizzati o resi non più disponibili per le ordinarie attività operative, salvo ulteriori obblighi di legge.

14. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari all’iscrizione, all’identificazione del partecipante, alla gestione del corso, al pagamento e alla predisposizione della documentazione formativa è necessario.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori può impedire:

• la gestione dell’iscrizione;
• l’identificazione del partecipante;
• l’accesso al percorso formativo;
• la corretta gestione amministrativa;
• il rilascio dell’attestato o della documentazione prevista.

Il conferimento dei dati per eventuali finalità promozionali o informative ulteriori è facoltativo.

15. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di cui agli artt. 15-22, tra cui:

• diritto di accesso;
• diritto di rettifica;
• diritto alla cancellazione;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di opposizione;
• diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato nei casi previsti dal GDPR.

Le richieste possono essere inviate a: info@zema-formazione.it oppure tramite PEC: izema@pec.it.

16. Reclamo al Garante

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

17. Processi automatizzati

La selezione del numero dei partecipanti determina automaticamente il calcolo della quota complessiva e la predisposizione tecnica della sessione di pagamento.

Tale automazione ha natura organizzativa e commerciale e non comporta una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato che produca effetti giuridici o incida in modo analogo significativamente sull’interessato.

18. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata in relazione a modifiche normative, organizzative o tecnologiche e all’evoluzione dei servizi utilizzati da ZEMA S.A.S.

La versione aggiornata è pubblicata sul sito www.zema-formazione.it.